Panduan › HRIS
Panduan HRIS Dexova
Semua cara pakai Dexova HRIS — untuk admin HR dan karyawan.
Untuk Admin HR
dashboard dex-feTipe Shift
Cara mendefinisikan tipe shift — nama, kode, jam mulai & selesai, warna, dan status — sebagai balok penyusun yang dipakai saat membuat Jadwal Shift.
Jadwal Shift
Cara membuat dan membaca grid jadwal shift bulanan — termasuk cara generate penugasan dengan pola rotasi bergilir.
Permintaan Tukar Shift
Cara meninjau, menyetujui, atau menolak permintaan tukar shift karyawan dari halaman admin.
Jadwal Kerja
Cara membuat dan mengelola jadwal kerja — termasuk jadwal normal, shift bergilir, toleransi telat, dan pengaturan jadwal default.
Operasi Data Massal
Cara import dan export data karyawan serta komponen gaji via Excel — termasuk wizard import, mode commit, strategi duplikat, dan pelacakan job async.
Export Data HRIS
Cara mengunduh data karyawan, absensi, dan cuti dalam format CSV atau Excel — termasuk perbedaan export sinkron dan job async untuk dataset besar.
Kehadiran (Attendance)
Cara melihat, membuat, dan mengelola catatan kehadiran karyawan — termasuk status, filter, dan alur check-in/check-out berbasis Geofence.
Aturan Kehadiran (Attendance Rules)
Cara mengonfigurasi aturan deteksi pelanggaran kehadiran — termasuk jenis aturan, ambang keterlambatan, dan scope override per lokasi/departemen/jadwal.
Analitik Kehadiran (Attendance Analytics)
Cara menggunakan dashboard analitik kehadiran — KPI, statistik per departemen, tren harian, dan pemantauan persetujuan yang tertunda.
Laporan Kepatuhan Kehadiran (Attendance Compliance)
Cara memantau, memfilter, dan menyelesaikan pelanggaran kehadiran yang terdeteksi oleh aturan kehadiran aktif.
Rekap Kehadiran Bulanan (Attendance Recap)
Cara memakai kedua tab di halaman Attendance Recap — Rekap Kehadiran bulanan dan Report Cuti per periode — kolom metrik, filter, dan export.
Pusat Export Kehadiran
Cara mengekspor rekap kehadiran ter-format — filter periode, departemen, karyawan, dan status; pilih Excel (Summary + Detail) atau PDF (Summary); pantau mode sync/async dan riwayat job.
Koreksi Kehadiran (Attendance Corrections)
Cara meninjau dan memproses permintaan koreksi waktu check-in atau check-out dari karyawan — alur persetujuan, status, dan sisi karyawan.
Pulang Lebih Awal (Early Checkouts)
Cara mengelola permintaan pulang lebih awal — pembuatan otomatis oleh sistem, alur persetujuan, dan dampak penolakan terhadap catatan kehadiran.
Lokasi Kantor (Office Locations)
Cara mengelola lokasi kantor fisik untuk validasi kehadiran berbasis GPS — membuat lokasi, mengonfigurasi Geofence, dan mengaitkan dengan departemen.
Permohonan Perubahan Lokasi Rumah
Cara meninjau permohonan karyawan untuk mengatur atau mengubah Lokasi Rumah, memahami model dua alamat, dan bagaimana persetujuan memengaruhi Geofence WFH.
Permintaan Kunjungan Kerja (Work Visit Requests)
Cara mengelola permintaan WFH, kunjungan kerja, dan Lainnya — jenis permintaan, alur persetujuan, dan integrasi dengan kehadiran.
Penempatan Permanen (Office Placement Requests)
Cara meninjau dan memproses permintaan pindah penempatan kantor permanen dari karyawan — alur persetujuan, siapa yang boleh menyetujui, dan efeknya ke Assigned Office.
Kelola Karyawan
Cara menambah karyawan satu per satu, mengatur nomor karyawan bebas (free-form & bisa diedit), import massal via Excel (Combined Bulk Import), dan auto-provisioning akun login.
Departemen
Cara membuat dan mengelola departemen sebagai unit organisasi di HRIS Dexova.
Jabatan
Cara membuat jabatan, mengatur level senioritas, dan menetapkan default_role untuk auto-provisioning akun karyawan.
Golongan (Level Jabatan)
Cara mengatur golongan jabatan — hierarki senioritas yang menentukan struktur pelaporan, org chart, dan role default karyawan baru.
Org Chart (Bagan Organisasi)
Cara membaca dan menggunakan bagan organisasi visual yang dihasilkan otomatis dari data karyawan, departemen, dan jalur pelaporan.
Pengajuan Cuti Karyawan
Cara meninjau, menyetujui, dan menolak pengajuan cuti karyawan dari halaman Leaves.
Kebijakan Cuti (Leave Types)
Cara mengonfigurasi kebijakan cuti, Kode Laporan, segmen karyawan, prorate, carry-over, dan operasi massal provisioning termasuk overwrite.
Kuota Cuti per Karyawan
Cara melihat, menyesuaikan, dan menimpa Kuota Cuti — per karyawan lewat tab detail, atau massal lewat Excel di Operasi Data Massal.
Kalender Hari Libur
Cara mengelola hari libur nasional dan cuti bersama, sinkronisasi dari Google Calendar, dan menambah entri manual.
Aturan Persetujuan Bertingkat
Cara mengonfigurasi persetujuan multi-level, memahami HR Final Approval yang wajib di setiap alur, dan membaca riwayat timeline.
Delegasi Persetujuan
Cara membuat, mengelola, dan menonaktifkan delegasi wewenang persetujuan agar alur kerja tetap berjalan saat approver tidak tersedia.
Konfigurasi SLA & Approval Escalation
Cara kerja eskalasi otomatis saat approver tidak merespons, default siap-pakai untuk semua tipe permohonan, dan cara menyesuaikannya per tipe.
Komponen Gaji
Cara membuat dan mengelola Salary Component — item baris penggajian seperti gaji pokok, tunjangan, dan potongan.
Gaji Karyawan
Cara mengatur Employee Salary — konfigurasi tarif gaji per karyawan per komponen, beserta opsi Pro-rata dan Ditanggung Perusahaan.
Cutoff, Payday & Penyesuaian Hari Libur
Cara mengatur Cutoff (hari tutup absen) dan Payday (tanggal transfer gaji) secara terpisah, serta mengonfigurasi pergeseran otomatis ke hari kerja bank saat payday jatuh di hari libur.
Generate Payroll Run
Cara generate Payroll Run dari Payroll Period yang sudah locked, memantau progress-nya, sampai siap di-submit.
Pengaturan Payroll
Cara mengonfigurasi Payroll Settings — pembagi tarif harian, strategi pembulatan, Tipe Minggu Kerja, toggle Wajib hadir Sabtu, Jadwal Sabtu Setengah Hari, toggle modul Pinjaman/THR, dan tampilkan Owner di Absensi.
Periode Payroll
Cara membuat, mengunci, dan mengelola Payroll Period — jendela kalender yang menjadi dasar setiap siklus penggajian.
Penyesuaian Payroll
Cara menambahkan Payroll Adjustment — koreksi, bonus, THR, atau tambahan/potongan satu kali yang diterapkan ke Payroll Entry sebelum diapprove.
Lembur
Cara memantau dan menyetujui pengajuan lembur karyawan — lembur dibuat otomatis saat karyawan check-out melebihi jam kerja jadwal.
Tarif Lembur
Cara kerja Overtime Pay (Kemnaker tiered) — tarif lembur berjenjang sesuai PP 35/2021 Pasal 13 yang menggantikan multiplier flat lama.
Pinjaman Karyawan
Cara mengelola Employee Loans — pinjaman yang dicicil lewat potongan gaji otomatis setiap Payroll Run selama periode yang ditentukan.
Lupa Password (Self-Service Password Reset)
Cara memulihkan akses akun dashboard sendiri saat lupa password — masukkan Login-ID, terima kode OTP via email, lalu buat password baru. Termasuk batas waktu OTP, penguncian setelah 5 percobaan, dan kapan harus minta Admin Password Reset ke HR.
Untuk Karyawan
app absensi dex-attendanceMasuk ke Aplikasi
Cara login ke dex-attendance PWA menggunakan email dan password, termasuk penggantian password pertama kali.
Check-In & Check-Out
Cara melakukan absensi masuk dan pulang di dex-attendance, termasuk Geofence, kantor terdekat otomatis, dan Work Visit.
Penempatan Permanen (Office Placement)
Cara mengajukan pindah penempatan kantor secara permanen dari aplikasi dex-attendance — bedanya dengan Work Visit, dan apa yang berubah setelah disetujui.
Riwayat Absensi
Cara melihat riwayat kehadiran bulanan dan mengajukan koreksi absensi di dex-attendance.
My Team
Cara melihat rekap kehadiran tim dan menyetujui permohonan anggota tim di dex-attendance (untuk atasan/approver).
Slip Gaji
Cara melihat dan memahami slip gaji di dex-attendance, termasuk komponen Benefit dan Take-Home Pay.
Ajukan Cuti & Izin
Cara mengajukan permohonan cuti atau izin, memantau saldo cuti, dan melihat status persetujuan di dex-attendance.
Tukar Shift
Cara mengajukan permohonan tukar shift dengan rekan kerja di dex-attendance.
Profil & Pengaturan Akun
Cara mengelola foto profil, mengedit nama dan email, mengubah bahasa, dan keluar dari aplikasi dex-attendance.
Ganti Password
Cara mengganti password akun dex-attendance dari halaman Profil, beserta ketentuan keamanan password.
Lupa Password (Self-Service Password Reset)
Cara memulihkan akses aplikasi sendiri saat lupa password — masukkan email, terima kode OTP, lalu buat password baru langsung dari layar login. Termasuk batas waktu OTP, penguncian setelah 5 percobaan, dan kapan harus minta HR untuk Admin Password Reset.
Notifikasi
Cara membaca dan mengelola notifikasi di dex-attendance, serta memahami jenis-jenis notifikasi yang diterima.