Kelola Karyawan

Modul Karyawan adalah inti dari HRIS Dexova. Di sini Anda mendaftarkan setiap anggota tim, mengelola data kepegawaian, dan mengatur jalur pelaporan (atasan). Setiap Employee yang dibuat — baik satu per satu maupun lewat import Excel — secara otomatis mendapat User Identity (akun login) di sistem.

Tambah karyawan satu per satu

1. Langkah 1 — Buka halaman Karyawan

   

   

   Dari sidebar, buka HRIS › Karyawan, lalu klik Tambah Karyawan di pojok kanan atas.

2. Langkah 2 — Isi Informasi Dasar

   Isi nama lengkap, email kerja, nomor telepon, jenis kelamin, dan tanggal lahir. Email harus unik di seluruh organisasi.

   Nomor Karyawan bersifat bebas (free-form): boleh diisi 1–10 huruf/angka (mis. A1, STAFF7, 1024) tanpa prefix EMP- yang baku. Kosongkan kolom ini agar sistem membuat nomor otomatis. Nomor harus unik per perusahaan.

3. Langkah 3 — Isi Detail Kepegawaian

   Pilih Departemen, Jabatan, Jenis Kepegawaian, dan Tanggal Masuk. Untuk karyawan bertipe Kontrak, kolom tanggal akhir kontrak menjadi wajib. Pilih Atasan — sistem otomatis menampilkan karyawan yang memenuhi syarat (golongan lebih kecil/lebih senior).

4. Langkah 4 — Isi Kontak & Darurat

   Masukkan alamat lengkap dan kontak darurat (nama + nomor telepon). Klik Simpan.

5. Langkah 5 — Catat kredensial login

   Setelah karyawan berhasil dibuat, sistem menampilkan Login-ID (format [Prefix Perusahaan]-[Nomor], contoh DC-10002) dan default Login Password (qwerty123) satu kali. Salin dan bagikan ke karyawan secara aman — password tidak bisa dilihat lagi setelah dialog ditutup.

Import massal via Excel (Combined Bulk Import)

Combined Bulk Import (ADR 0005) memungkinkan import banyak karyawan sekaligus — termasuk data gaji awal — dalam satu file Excel dan satu transaksi commit.

1. Langkah 1 — Download template Excel

   Buka HRIS › Karyawan, klik ikon Import Massal, lalu klik Download Template. Template sudah berisi kolom karyawan plus kolom gaji sesuai komponen aktif Anda.

2. Langkah 2 — Isi data di Excel

   Isi setiap baris dengan data satu karyawan. Kolom utama:

   • employee_number — nomor bebas (free-form) 1–10 huruf/angka (mis. A1, STAFF7, 1024); tanpa prefix EMP- yang baku. Kosongkan untuk auto-generate. Harus unik per perusahaan.
   • is_prorated — true untuk komponen yang dihitung proporsional terhadap hari kerja (BASIC, TRANSPORT); false untuk komponen flat (THR, BONUS) atau persentase (BPJS).
   • Kolom gaji (Rp) — isi nominal rupiah tanpa titik/koma (mis. 5000000). Kolom (%) isi persentase 0–100. Kosongkan jika tidak berlaku.

3. Langkah 3 — Upload dan preview

   Upload file Excel. Sistem menampilkan preview dengan jumlah karyawan dan record gaji yang akan dibuat. Periksa peringatan jika ada komponen yang berubah sejak template didownload.

4. Langkah 4 — Pilih strategi duplikat dan commit

   Pilih duplicate_strategy:

   • error — tolak seluruh batch jika ada duplikat (direkomendasikan untuk batch karyawan baru).
   • skip — lewati baris duplikat, lanjutkan sisanya.
   • upsert — update karyawan + gaji yang sudah ada (cocok untuk kenaikan gaji tahunan). Klik Commit untuk memproses semua baris dalam satu transaksi.

Auto-provisioning akun login

Setiap Employee yang dibuat (via single create atau bulk import) mendapat User Identity secara otomatis pada saat yang sama — ini adalah Employee Account Provisioning Invariant yang berlaku sejak 2026-06-02.

Proses auto-provisioning:

1. Login-ID dibuat dengan format [Company Prefix]-[Nomor] (mis. DC-10002). Ini adalah kunci login, bukan email.
2. default Login Password diset ke qwerty123 dan flag must_change_password = true aktif.
3. Role ditentukan dari: (a) nilai yang dikirim di request, atau (b) default_role jabatan yang dipilih, atau (c) fallback ke role employee.
4. Jika email karyawan sudah terdaftar di sistem, User Identity yang ada akan di-link — duplikat tidak dibuat.

Nomor Karyawan (free-form & bisa diedit)

Nomor Karyawan kini bebas dan bisa diubah:

• Bebas (free-form) — boleh berisi 1–10 huruf/angka, dalam format apa pun (mis. A1, STAFF7, 1024). Tidak ada lagi prefix EMP- baku.
• Boleh dikosongkan — biarkan kosong saat membuat karyawan, sistem akan membuat nomor otomatis.
• Bisa diedit — Anda dapat mengubah nomor karyawan kapan saja setelah pembuatan lewat tombol Edit di detail karyawan.
• Unik per perusahaan — nomor (baik diisi manual maupun otomatis, baik baru maupun hasil edit) harus unik di seluruh perusahaan. Nomor yang bentrok dengan karyawan lain akan ditolak.

Jenis Kepegawaian

Jenis	Keterangan
Full Time	Jam kerja reguler, tunjangan penuh.
Part Time	Jam kerja lebih sedikit dari full-time.
Kontrak	Jangka waktu tertentu; tanggal akhir kontrak wajib diisi.
Magang	Posisi sementara untuk tujuan pembelajaran.
Tetap	Kepegawaian tanpa batas waktu.

Status Karyawan

• Aktif — karyawan sedang bekerja dan bisa login ke sistem.
• Nonaktif — akun dinonaktifkan sementara; karyawan tidak bisa login.
• Diberhentikan — karyawan telah meninggalkan organisasi; akun dinonaktifkan permanen.