Kuota Cuti per Karyawan

Kuota Cuti adalah hak cuti tahunan satu karyawan untuk satu jenis cuti. Ada dua cara mengelolanya: tab Kuota Cuti di halaman detail karyawan untuk satu orang pada satu waktu, atau Data Massal di halaman Operasi Data Massal untuk banyak karyawan sekaligus lewat Excel.

Buka tab Kuota Cuti

1. Langkah 1 — Buka detail karyawan

   Dari sidebar dashboard, buka HRIS › Karyawan, lalu klik nama karyawan yang ingin diatur untuk membuka halaman detailnya.

2. Langkah 2 — Pilih tab Kuota Cuti

   Di halaman detail karyawan, pilih tab Kuota Cuti. Daftar kuota karyawan tersebut untuk tahun berjalan akan ditampilkan.

Pilih tahun

Kuota dihitung per tahun kalender. Pemilih tahun di bagian atas tab menentukan kuota tahun mana yang Anda lihat dan ubah. Pilihannya mencakup dua tahun ke belakang dan dua tahun ke depan dari tahun berjalan.

Terapkan Default

Tombol Terapkan Default membuat kuota karyawan ini dari kebijakan cuti aktif yang cocok dengan segmennya (departemen, golongan, tipe karyawan, gender) — hasilnya sama seperti provisioning massal, tetapi hanya untuk satu orang ini.

Gunakan saat:

• Karyawan baru belum memiliki kuota sama sekali.
• Departemen, golongan, atau tipe karyawan berubah sehingga kebijakan yang berlaku ikut berubah.

Tambah & Edit kuota manual

Untuk penyesuaian yang tidak bisa diwakili kebijakan, atur kuota langsung:

1. Tambah Kuota

   Klik Tambah Kuota, pilih jenis cuti, lalu isi total hari. Gunakan untuk memberi karyawan ini jenis cuti yang belum dimilikinya.

2. Edit

   Klik ikon edit pada satu baris untuk mengubah total hari-nya. Jenis cuti terkunci saat mengedit — jika salah memilih jenis, hapus baris dan tambahkan lagi dengan jenis yang benar.

Membaca tabel

Setiap baris menampilkan kuota lengkap untuk satu jenis cuti:

Kolom	Arti
Kuota Total	Hak cuti untuk tahun tersebut — satu-satunya angka yang Anda tetapkan langsung di tab ini.
Terpakai	Total hari yang terpakai — hari yang dibawa lewat import Data Massal digabung dengan hari dari pengajuan cuti yang disetujui, ditampilkan sebagai satu angka gabungan, tidak dipecah per sumber.
Sisa	Kuota Total dikurangi Terpakai. Hijau saat masih ada, merah saat habis.
Carry-Over	Hari tak terpakai yang dibawa dari tahun sebelumnya, beserta tanggal kedaluwarsa jika diatur.
Via Kebijakan	Badge yang menandai kuota yang dibuat dari sebuah kebijakan cuti, bukan ditambahkan manual.

Kuota Cuti secara massal (Data Massal)

Untuk mengisi atau memperbarui Kuota Cuti banyak karyawan sekaligus — misalnya migrasi data dari sistem lama — buka HRIS › Operasi Data Massal. Bagian Kuota Cuti ada di bawah kartu import/export karyawan pada halaman yang sama.

1. Langkah 1 — Export Kuota Cuti Saat Ini

   Klik Export Kuota Cuti Saat Ini. File Excel berisi seluruh baris Kuota Cuti tahun berjalan untuk setiap karyawan, dengan Jumlah Cuti dan Terpakai sudah terisi nilai sistem saat ini. Inilah file yang Anda cocokkan dengan catatan manual, lalu unggah ulang lewat alur Import yang sama.

2. Langkah 2 — Sesuaikan Jumlah Cuti dan Terpakai

   Sesuaikan dua kolom yang relevan: Jumlah Cuti (total hak cuti untuk tahun tersebut) dan Terpakai (total hari yang sudah terpakai) agar cocok dengan data manual Anda. Kolom Sisa selalu dihitung ulang oleh server — mengedit sel Sisa tidak berpengaruh. Seluruh sel dapat diedit (tanpa proteksi/kata sandi), tetapi biarkan kolom identitas (Login-ID, Kode Jenis Cuti, Tahun) apa adanya agar setiap baris tetap cocok saat diimpor.

3. Langkah 3 — Unggah, tinjau preview, lalu commit

   Unggah file yang sudah disesuaikan. Preview kedaluwarsa 15 menit setelah diunggah — commit sebelum kedaluwarsa, atau unggah ulang untuk preview baru. Tidak ada yang tersimpan ke Kuota Cuti sebelum Anda mengonfirmasi preview. Setelah sync, Terpakai menjadi titik awal — pengajuan cuti yang disetujui berikutnya otomatis menambah dan muncul di Report Cuti.

Dua kode berbeda muncul di workbook yang sama — jangan tertukar:

• Kode Jenis Cuti — mengidentifikasi jenis cuti itu sendiri (mis. annual_leave), dipakai import untuk mencocokkan setiap baris. Biarkan apa adanya seperti hasil export — mengubahnya akan mengubah baris mana yang dicocokkan (atau membuat baris ditolak jika kodenya tidak dikenal).
• Kode Laporan — kode pelaporan singkat (mis. CT) yang hanya untuk referensi, dipakai di Report Cuti. Kode ini tidak pernah berubah lewat workbook ini — edit lewat halaman Jenis Cuti (lihat artikel Kebijakan Cuti).

Kaitan dengan halaman lain

• Kebijakan Cuti (Leave Types) — tetapkan hak cuti default, Kode Laporan, prorate, carry-over, dan jalankan provisioning massal untuk semua karyawan.
• Operasi Data Massal — import/export Kuota Cuti untuk banyak karyawan sekaligus lewat Excel; lihat bagian Kuota Cuti secara massal di atas.
• Report Cuti — proyeksi Kuota Cuti dan pemakaian cuti per periode, di tab Report Cuti pada halaman Rekap Kehadiran.
• Kelola Cuti (Leaves) — saat pengajuan cuti disetujui, hari yang disetujui otomatis dipotong dari Kuota Total karyawan di tahun yang bersangkutan.