Untuk Admin HR
Permintaan Kunjungan Kerja (Work Visit Requests)
Cara mengelola permintaan WFH dan kunjungan kerja ke lokasi kantor lain — jenis permintaan, alur persetujuan, dan integrasi dengan kehadiran.
Modul Work Visit Requests mengelola permintaan Work From Home (WFH) dan kunjungan kerja ke lokasi kantor lain. Karyawan mengajukan permintaan melalui self-service, dan manajer menyetujui atau menolaknya. Work Visit adalah otorisasi sementara yang disetujui manajer untuk karyawan hadir dari/bekerja di lokasi di luar Assigned Office mereka.
Jenis permintaan
Ada dua jenis permintaan Work Visit:
- WFH (Work From Home) — karyawan bekerja dari rumah. Tidak ada lokasi kantor yang diperlukan untuk validasi GPS.
- Site Visit — karyawan mengunjungi kantor cabang lain. Lokasi kantor tujuan digunakan untuk validasi GPS saat check-in.
Tinjau dan proses permintaan
-
Langkah 1 — Buka Work Visit Requests
Halaman Work Visit Requests di dashboard Dexova Dari sidebar, buka HRIS › Work Visit Requests. Daftar semua permintaan aktif ditampilkan beserta detail karyawan, jenis, tanggal, dan status.
-
Langkah 2 — Tinjau detail permintaan
Klik permintaan untuk melihat detail: jenis permintaan (WFH atau Site Visit), tanggal/rentang tanggal, kantor tujuan (untuk Site Visit), dan alasan dari karyawan.
-
Langkah 3 — Setujui atau tolak
Manajer meninjau permintaan dan klik Approve atau Reject. Karyawan menerima notifikasi keputusan.
Alur dari sisi karyawan
Karyawan membuat permintaan melalui menu self-service:
- Pilih jenis permintaan (WFH atau Site Visit).
- Pilih tanggal atau rentang tanggal.
- Untuk Site Visit: pilih kantor tujuan.
- Masukkan alasan permintaan dan kirim.
Sistem akan mengirimkan notifikasi ke manajer karyawan untuk ditinjau.
Integrasi dengan kehadiran
Setelah permintaan disetujui, Office Source pada catatan kehadiran karyawan akan tercatat sebagai work_visit:
- Site Visit: kantor tujuan menjadi lokasi kehadiran yang valid untuk tanggal tersebut. Karyawan harus berada di dalam Geofence kantor tujuan untuk check-in.
- WFH: karyawan dapat check-in dari mana saja tanpa validasi lokasi GPS.
- Catatan kunjungan dicatat dalam riwayat kehadiran karyawan.
Perbedaan Work Visit dan Nearby Attendance
| Work Visit | Nearby Attendance | |
|---|---|---|
| Perlu persetujuan? | Ya | Tidak (hadir fisik = otorisasi) |
| Berlaku kapan? | Tanggal yang ditentukan | Saat ini, selama dalam Geofence |
| Office Source | work_visit | nearby |
| Dikonfigurasi di | Modul ini | Attendance Rules |