Permintaan Kunjungan Kerja (Work Visit Requests)

Modul Work Visit Requests mengelola permintaan Work From Home (WFH) dan kunjungan kerja ke lokasi kantor lain. Karyawan mengajukan permintaan melalui self-service, dan manajer menyetujui atau menolaknya. Work Visit adalah otorisasi sementara yang disetujui manajer untuk karyawan hadir dari/bekerja di lokasi di luar Assigned Office mereka.

Jenis permintaan

Ada tiga jenis permintaan Work Visit:

• WFH (Work From Home) — karyawan bekerja dari rumah. Tidak ada lokasi kantor yang diperlukan, tetapi check-in tetap divalidasi terhadap Home Location (pin lokasi rumah) karyawan — lihat bagian Home Location untuk WFH di bawah.
• Site Visit — karyawan mengunjungi kantor cabang lain. Lokasi kantor tujuan digunakan untuk validasi GPS saat check-in.
• Lainnya — kunjungan kerja bebas lokasi yang bukan WFH maupun Site Visit (mis. bertemu klien di lokasi yang tidak tetap). Tidak ada validasi GPS sama sekali, tetapi karyawan wajib mengisi alasan kunjungan saat mengajukan. Kolom kantor tujuan untuk jenis ini menampilkan label WFA (Work From Anywhere) alih-alih nama kantor tetap.

Tinjau dan proses permintaan

1. Langkah 1 — Buka Work Visit Requests

   

   

   Dari sidebar, buka HRIS › Kunjungan & Penempatan, lalu pilih tab Kunjungan Kerja. Daftar semua permintaan aktif ditampilkan beserta detail karyawan, jenis, tanggal, dan status.

2. Langkah 2 — Tinjau detail permintaan

   Klik permintaan untuk melihat detail: jenis permintaan (WFH atau Site Visit), tanggal/rentang tanggal, kantor tujuan (untuk Site Visit), dan alasan dari karyawan.

3. Langkah 3 — Setujui atau tolak

   Manajer meninjau permintaan dan klik Approve atau Reject. Karyawan menerima notifikasi keputusan.

Alur dari sisi karyawan

Karyawan membuat permintaan melalui menu self-service:

1. Pilih jenis permintaan (WFH, Site Visit, atau Lainnya).
2. Pilih tanggal atau rentang tanggal.
3. Untuk Site Visit: pilih kantor tujuan.
4. Untuk Lainnya: kolom alasan bersifat wajib — permintaan ditolak sistem jika dikosongkan.
5. Masukkan alasan permintaan (untuk WFH/Site Visit alasan tetap opsional) dan kirim.

Sistem mengirim notifikasi bertahap seperti tipe permohonan lain — hanya ke atasan langsung karyawan untuk ditinjau, bukan ke seluruh approver di hierarki sekaligus.

Integrasi dengan kehadiran

Setelah permintaan disetujui, Office Source pada catatan kehadiran karyawan akan tercatat sesuai jenis kunjungan:

• Site Visit (site_visit): kantor tujuan menjadi lokasi kehadiran yang valid untuk tanggal tersebut. Karyawan harus berada di dalam Geofence kantor tujuan untuk check-in.
• WFH (wfh): karyawan check-in dari rumah — divalidasi terhadap Home Location miliknya (lihat bagian di bawah), bukan tanpa validasi sama sekali. Karyawan tidak akan otomatis ditandai absen pada tanggal yang tersetujui.
• Lainnya (other): sepenuhnya bebas lokasi — tidak ada validasi GPS apa pun, karyawan bisa check-in dari mana saja. Kolom kantor tujuan menampilkan WFA untuk jenis ini. Digunakan untuk kunjungan kerja yang tidak punya lokasi tetap (mis. bertemu klien di berbagai tempat dalam satu hari).
• Catatan kunjungan dicatat dalam riwayat kehadiran karyawan.

Home Location untuk WFH

Setiap karyawan punya satu Home Location — titik GPS yang menjadi pusat Geofence saat mereka check-in dengan WFH yang disetujui.

• Karyawan mengatur sendiri lewat halaman Profil di aplikasi PWA (pin di peta, radius tetap — lihat panduan karyawan).
• Admin/HR bisa mengedit langsung lewat halaman edit karyawan di dashboard — perubahan dari admin berlaku instan, tanpa perlu persetujuan.
• Jika karyawan belum pernah mengatur Home Location, check-in WFH akan ditolak (fail-closed) sampai pin diatur — ini mencegah WFH yang benar-benar tanpa validasi lokasi sama sekali.
• Saat check-out, pelanggaran radius Home Location bersifat lunak secara default (tidak memblokir check-out) — dapat diperketat lewat pengaturan Attendance Rules yang sama dengan Checkout Geofence Enforcement untuk kantor.

Perbedaan Work Visit dan Nearby Attendance

	Work Visit	Nearby Attendance
Perlu persetujuan?	Ya	Tidak (hadir fisik = otorisasi)
Berlaku kapan?	Tanggal yang ditentukan	Saat ini, selama dalam Geofence
Office Source	work_visit	nearby
Dikonfigurasi di	Modul ini	Attendance Rules