Aturan Persetujuan Bertingkat

Aturan Persetujuan mengonfigurasi tipe permohonan mana yang membutuhkan persetujuan dari beberapa tingkat manajer sebelum disetujui. Secara default, semua permohonan hanya membutuhkan satu persetuju (atasan langsung). Mengaktifkan persetujuan bertingkat berarti permohonan harus melalui N tingkat hierarki manajemen.

Buat aturan persetujuan baru

1. Langkah 1 — Navigasi ke Approval Rules

   

   

   Dari sidebar dashboard, buka HRIS › Aturan Persetujuan, lalu klik Tambah Aturan.

2. Langkah 2 — Pilih tipe permohonan

   Pilih tipe permohonan (mis. Cuti) dan secara opsional batasi aturan ke departemen tertentu.

3. Langkah 3 — Tentukan jumlah tingkat

   Tentukan jumlah tingkat persetujuan yang dibutuhkan (2–5 tingkat), lalu klik Simpan.

Aturan untuk Kunjungan Kerja dan WFH

Tipe permohonan Kunjungan Kerja / WFH kini dapat dikonfigurasi per tipe kunjungan, bukan hanya satu aturan gabungan:

• Dropdown tipe permohonan memisahkan WFH dan Kunjungan Kerja sebagai dua entri terpisah, sehingga masing-masing bisa punya jumlah tingkat persetujuan sendiri.
• Aturan lama yang dibuat sebelum pemisahan ini tetap berjalan sebagai fallback umum berlabel “Kunjungan / WFH (Umum)” — edit aturan tersebut kapan saja untuk mempersempitnya ke satu tipe kunjungan.
• Saat lebih dari satu Aturan Persetujuan cocok dengan satu permohonan, sistem memilih yang paling spesifik: departemen + tipe kunjungan mengalahkan aturan yang hanya cocok pada satu dimensi, yang mengalahkan fallback umum. Jika ada seri, aturan yang paling terakhir diedit yang berlaku.

Alur persetujuan

Setelah aturan aktif, permohonan akan melewati setiap tingkat atasan, lalu HR Final Approval, sebelum difinalisasi:

Karyawan → Atasan Level 1 → Atasan Level 2 → … → HR Final Approval → Disetujui

HR Final Approval — gerbang wajib di setiap alur

Setiap Approval Chain kini selalu diakhiri satu tingkat tambahan yang wajib: HR Final Approval. Ini berlaku untuk semua tipe permohonan (cuti, lembur, kunjungan kerja, tukar shift, koreksi kehadiran, pulang awal, penempatan kantor) — bukan hanya sebagian.

• Setelah seluruh tingkat atasan menyetujui, permohonan belum selesai — permohonan menunggu persetujuan akhir dari seorang HR Manager (pemegang permission hris:approvals:override, biasanya role sistem HR Manager).
• Manajer departemen yang menyetujui tidak lagi mengakhiri permohonan. Level ini ditambahkan otomatis di atas tingkat atasan yang sudah dikonfigurasi — Anda tidak perlu mengatur apa pun untuk mengaktifkannya.
• HR Final Approval diselesaikan lebih cepat oleh pemegang Approval Override, karena mereka dapat bertindak di luar giliran dan langsung menuntaskan seluruh rantai dalam satu aksi.

Skip-level — saat rantai hierarki tidak mencapai N tingkat

Aturan persetujuan bisa meminta N tingkat (mis. 3), tetapi hierarki manajemen karyawan tertentu mungkin tidak sedalam itu (mis. atasan langsungnya tidak punya atasan di atasnya). Dalam kasus ini, sistem melompati (skip) tingkat yang tidak punya approver yang bisa di-resolve, dan permohonan langsung diajukan ke tingkat berikutnya yang valid.

• Skip tidak pernah mengurangi jumlah approval yang dibutuhkan — tingkat yang di-skip tidak dihitung sebagai “disetujui otomatis”, ia hanya tidak punya seorang pun untuk bertindak di sana.
• Riwayat Persetujuan (lihat di bawah) menampilkan rentang tingkat yang di-skip secara eksplisit, sehingga tetap jelas kenapa alur melompat dari mis. Level 1 langsung ke Level 3.

Notifikasi persetujuan

Setiap tingkat dalam Approval Chain mengirim notifikasi ke pihak yang relevan — berikut siapa yang dinotifikasi dan kapan:

• Atasan langsung karyawan dinotifikasi begitu permohonan diajukan.
• Setiap kali satu tingkat menyetujui, notifikasi baru dikirim ke tingkat berikutnya — rantai bergerak satu tingkat setiap kali ada persetujuan.
• Jika seorang approver melewati batas waktu SLA, permohonan otomatis naik ke tingkat berikutnya (lihat Approval Escalation di Konfigurasi SLA) — tingkat yang terlewat tidak bisa lagi menyetujui permohonan tersebut.
• Persetujuan final selalu jatuh ke HR Manager / Owner (pemegang Approval Override) — setiap permohonan berakhir di sana, tidak peduli berapa banyak tingkat atasan yang sudah dilewati.
• Pemegang Approval Override (HR Manager / Owner) dapat menyetujui langsung kapan pun, tanpa menunggu giliran — kecuali untuk permohonan miliknya sendiri.

Catatan penting

• Jika tidak ada aturan untuk tipe permohonan, sistem kembali ke persetujuan satu tingkat (atasan langsung saja).
• Permohonan pending yang sudah ada tidak terpengaruh saat Anda membuat aturan baru.
• Delegasi persetujuan tetap berlaku di setiap tingkat — delegasi dapat menyetujui atas nama manajer tingkat tersebut.

Riwayat persetujuan (Approval Timeline)

Setiap permohonan memiliki Riwayat Persetujuan yang mencatat semua tindakan secara kronologis — siapa yang menyetujui atau menolak, kapan, dan komentar yang ditinggalkan.

1. Langkah 1 — Temukan baris permohonan

   Temukan baris permohonan di halaman manajemen terkait (mis. Leaves, Overtime).

2. Langkah 2 — Klik ikon jam

   Klik ikon jam (⏱) di area aksi untuk membuka dialog riwayat persetujuan.

3. Langkah 3 — Baca riwayat

   Setiap entri dalam riwayat mewakili satu tindakan persetujuan:

   • Lingkaran hijau = Disetujui pada level tersebut
   • Lingkaran merah = Ditolak pada level tersebut
   • Nomor level menunjukkan tingkat yang mengambil tindakan — level terakhir selalu ditandai sebagai HR Final Approval
   • Info delegasi muncul saat delegasi bertindak atas nama orang lain
   • Entri bertanda auto-escalated berarti tingkat tersebut dinaikkan otomatis oleh sistem karena approver tidak bertindak dalam batas waktu SLA — lihat Approval Escalation di Konfigurasi SLA
   • Jika satu atau lebih tingkat di-skip (lihat Skip-level di atas), entri menampilkan rentang tingkat yang dilompati (mis. “Level 1 → Level 3, Level 2 dilompati”)