Setiap akhir bulan polanya sama: buka Excel, cocokkan rekap absen, hitung lembur satu per satu, potong PPh 21 dan BPJS, lalu kirim slip gaji lewat WhatsApp satu-satu. Satu sel salah ketik, gaji salah transfer — dan yang komplain bukan hanya karyawan, tapi bisa juga kantor pajak saat potongannya keliru. Aplikasi HRIS ada untuk memindahkan seluruh pekerjaan ini ke sistem yang menghitung sendiri.
Panduan ini membahas apa saja yang dicakup aplikasi HRIS, fitur mana yang benar-benar penting untuk bisnis 10–200 karyawan, dan cara membaca model harga per pengguna supaya tidak kaget di tagihan.
Apa Saja yang Dicakup Aplikasi HRIS?
HRIS (Human Resource Information System) pada dasarnya adalah satu tempat untuk semua data dan proses karyawan. Cakupan intinya:
Payroll. Gaji pokok, tunjangan, lembur, dan potongan dihitung otomatis — termasuk PPh 21 dan iuran BPJS sesuai aturan Indonesia.
Absensi. Karyawan check-in dari HP dengan geofence (lokasi terverifikasi), data kehadiran langsung masuk sistem.
Cuti dan izin. Pengajuan dari HP, atasan approve dari HP, saldo cuti terpotong otomatis.
Lembur. Diajukan, disetujui, dan langsung masuk hitungan gaji bulan berjalan.
Slip gaji digital. Karyawan buka sendiri slipnya, HR tidak lagi kirim file satu per satu.
Benang merahnya satu kata: terintegrasi. Data absen mengalir ke payroll tanpa rekap ulang. Kalau modulnya terpisah-pisah, Anda hanya memindahkan pekerjaan manual dari kertas ke ekspor-impor file.
Fitur yang Benar-Benar Penting untuk 10–200 Karyawan
Di skala UMKM sampai perusahaan menengah, empat fitur ini yang paling menentukan:
Perhitungan PPh 21 dan BPJS bawaan. Bukan sekadar kolom potongan yang diisi manual, tapi mesin hitung yang mengikuti aturan terbaru — tarif efektif (TER) PPh 21, iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, sampai acuan UMK per kota. Software global umumnya tidak paham aturan Indonesia; ini alasan utama memilih yang lokal.
Absensi geofence untuk karyawan lapangan. Kalau ada sales, teknisi, atau kurir, mesin fingerprint di kantor tidak menjangkau mereka. Absensi dari HP dengan verifikasi lokasi menutup celah ini.
Approval dari HP. Owner dan manajer jarang duduk di depan laptop. Cuti dan lembur yang bisa disetujui dari HP membuat prosesnya benar-benar jalan, bukan menumpuk.
Slip gaji otomatis. Kelihatan sepele, tapi inilah yang paling sering menyita waktu HR di tanggal gajian.
Sebaliknya, fitur seperti modul rekrutmen kompleks, penilaian kinerja 360 derajat, atau struktur organisasi berlapis jarang terpakai di skala ini. Jangan membayar lebih mahal untuk fitur yang tidak akan dibuka.
Manfaat yang Terasa di Bulan Pertama
Yang paling cepat terasa adalah hilangnya rekap manual: data absen, lembur, dan cuti sudah berbentuk angka siap hitung saat tanggal gajian tiba. Risiko salah hitung turun drastis karena rumus PPh 21 dan BPJS tidak lagi bergantung pada satu file Excel warisan. Dan karyawan bisa self-service — cek slip gaji, lihat sisa cuti, ajukan izin — tanpa bolak-balik bertanya ke HR.
Memahami Model Harga Per Pengguna
Hampir semua aplikasi HRIS memakai model per pengguna per bulan: jumlah karyawan aktif dikalikan tarif. Contoh sederhana: 25 karyawan × Rp 13.000 = Rp 325.000 per bulan. Karyawan bertambah, biaya naik; karyawan keluar, biaya turun. Modelnya adil untuk bisnis yang masih tumbuh.
Yang perlu diperiksa sebelum tanda tangan: apakah ada minimum jumlah pengguna, apakah fitur inti (payroll, absensi) dijual sebagai modul terpisah yang harus dibayar sendiri-sendiri, dan apakah ada biaya implementasi di awal. Tiga hal ini yang paling sering membuat biaya nyata jauh di atas harga yang diiklankan.
Kisaran Harga Aplikasi HRIS di Indonesia
Kompetitor besar umumnya di kisaran Rp 15.000–25.000 per pengguna per bulan, kadang dengan minimum pengguna atau modul yang dijual terpisah. Aplikasi HRIS Dexova di Rp 13.000 per pengguna per bulan — semua modul (payroll, absensi geofence, cuti, lembur, slip gaji) terbuka, dan langganan tahunan dapat diskon 10% sehingga efektif Rp 11.700 per pengguna per bulan.
Sebagai gambaran: bisnis dengan 50 karyawan membayar Rp 650.000 per bulan, atau efektif Rp 585.000 dengan paket tahunan. Bandingkan dengan waktu HR yang habis untuk rekap manual — biasanya hitungannya sudah masuk akal di bulan pertama.
Cara Menguji Sebelum Berlangganan
Jangan menilai dari daftar fitur; uji dengan satu siklus gaji nyata. Masukkan beberapa karyawan asli, jalankan absensi selama beberapa hari, lalu generate gaji dan periksa hasilnya. Untuk memverifikasi hitungan pajaknya, bandingkan dengan kalkulator PPh 21 dan kalkulator gaji gratis dari Dexova — kalau angkanya cocok, mesin hitungnya bisa dipercaya.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Berapa biaya aplikasi HRIS untuk 25 karyawan?
Dengan Dexova: 25 × Rp 13.000 = Rp 325.000 per bulan, atau efektif Rp 292.500 per bulan dengan paket tahunan. Di kompetitor besar dengan kisaran Rp 15.000–25.000 per pengguna, angkanya sekitar Rp 375.000–625.000 per bulan.
Bisnis di bawah 20 karyawan apa perlu HRIS?
Kalau gaji, PPh 21, dan BPJS masih dihitung manual — perlu. Justru bisnis kecil yang tidak punya staf HR khusus paling terbantu, dan model per pengguna membuat biayanya tetap kecil mengikuti ukuran tim.
Apa bedanya HRIS dengan software payroll?
Software payroll hanya menghitung gaji. HRIS mencakup payroll plus absensi, cuti, lembur, dan data karyawan dalam satu sistem — sehingga angka yang masuk ke hitungan gaji berasal dari data kehadiran asli, bukan rekap manual.
Mau lihat langsung? Jelajahi fitur dan harga aplikasi HRIS Dexova — Rp 13.000 per pengguna per bulan, semua modul terbuka, bisa dicoba dulu sebelum berlangganan.